Massgeschneiderte Events – von A wie Akquise bis Z wie Zugabe

– Seit Januar plant im Kongresshaus Zürich ein Powerduo perfekt auf Kunden abgestimmte Events: Stephanie Scheiwiller, Director of Consulting & Marketing, übergibt Selina Müller, Head of Event Operations, laufend neue Eventdossiers zur operativen Detailplanung. Dabei schöpfen beide gerne aus dem vollen Erfahrungsschatz.

«Ich kann es kaum erwarten, bis sich das Haus tatsächlich mit Leben füllt.»

Selina Müller, Head of Event Operations

Worauf sich Selina Müller als Head of Event Operations im Kongresshaus Zürich am meisten freut? Die dynamische Eventmanagerin zögert keine Sekunde: «Ich liebe es, wenns räblet und richtig was geht – vor und hinter den Kulissen.» Daher fühlen sich für sie die Vorbereitungen bis hin zur tatsächlichen Durchführung von Events ab Sommer 2021 bisweilen wie Trockenschwimmen an. «Essentiell sind sie natürlich, diese punktgenauen Vorbereitungen, aber ich kann es kaum erwarten, bis sich das Haus tatsächlich mit Leben füllt», setzt Selina nach.

Nahtlose Kundenbetreuung

Sie sieht sich als verlängerten Arm von Stephanie Scheiwiller, die ihrerseits als Director of Consulting & Marketing die erste Anlaufstelle von Kunden im Kongresshaus Zürich ist. «Ich versuche, von Beginn weg alles abzufangen, was im Weg stehen könnte.» Das heisst konkret: Stephanie setzt im Kongresshaus Zürich alle Hebel in Bewegung – wenn es sein muss, auch ihre Ellbogen –, damit alles im Interesse des Kunden umgesetzt werden kann.

Von der Anzahl Personen über Dekorationswünsche bis hin zur reduzierten Raumtemperatur für eine Weindegustation – die Möglichkeiten im frisch renovierten Kongresshaus Zürich sind fast unbegrenzt. «Die meisten Veranstalter haben konkrete Vorstellungen von der Machbarkeit ihres Events», erzählt sie. In diesem Fall vereinbart sie Eckdaten oder berät hinsichtlich des Rahmenprogramms.

«Man muss darauf eingehen können, was einzelne Kunden brauchen, und verstehen, was sie brauchen könnten.»

Stephanie Scheiwiller, Director of Consulting & Marketing

Privatveranstalter bringen in der Regel weniger Erfahrung mit: Ihnen hilft Stephanie vor allem beim Aufzeigen von Möglichkeiten sowie beim Einhalten des Budgetrahmens: «Wir begleiten alle unsere Kunden als Single-Point-of-Contact bei jedem Schritt, auch während der Events. Man muss darauf eingehen können, was einzelne Kunden brauchen, und verstehen, was sie brauchen könnten.» Sobald Stephanie und ihr Team gemeinsam mit dem Kunden den Eventvertrag unterzeichnet haben, geht der Event an Selinas Team für die Detailplanung.

Geht nicht, gibt's nicht

Und da setzt sich dann die genauere Ausformulierung in den räumlichen, gastronomischen und technischen Dimensionen des Events fort: Raum in einen Urwald verwandeln mit hunderten von Pflanzen für einen FIlmdreh? Natürlich. Pampers für das Kind des Kunden kaufen? Höchstpersönlich. Spannteppich in den Corporate-Farben des Kunden verlegen für eine einzige Sitzung? Alles schon erlebt.

Stephanie und Selina schmunzeln beim Erzählen dieser Anekdoten; man spürt, die beiden kennen und schätzen sich. Beide kommen ursprünglich aus der Hotellerie und bringen enorm viel Erfahrung im Eventbereich mit ans Kongresshaus Zürich. Sie sind sich einig: Es ist ihre Aufgabe, den Service des Kongresshauses Zürich einmalig und exklusiv zu gestalten.

Sie arbeiten Hand in Hand und besprechen einmal pro Woche die Kundendossiers, die vom Consulting-Team ins Operations-Team wechseln. «Der Informationsfluss – und damit sämtliche Wünsche und Abmachungen – geht nahtlos hin und her und wird sich bestimmt intensivieren, wenn wir live sind und Events debriefen», erklärt Selina die Zusammenarbeit zwischen den beiden Frauen und ihren jeweiligen Teams.

Bis dahin bleibt noch viel zu tun. Und das ist gut – denn so vergeht die Zeit am schnellsten, bis Stephanie und Selina im Kongresshaus Zürich endlich das tun können, worauf ihr ganzes Wirken abzielt: Kundenwünsche zu erfüllen und unvergessliche Erlebnisse zu schaffen.

Steckbriefe

Name: Stephanie Scheiwiller
Kernkompetenz: Director of Consulting & Marketing mit Erfahrung in der Luxushotellerie sowie an internationalen Märkten mit einem MBA-Abschluss an der École Hôtelière de Lausanne
Ziel: Kundenwünsche passgenau erkennen und erfüllen
Mag an ihrer Arbeit: die Abwechslung und Schnelllebigkeit, das Unvorhersehbare, den persönlichen Kontakt zu den Kunden sowie das internationale Umfeld

 

Name: Selina Müller
Kernkompetenz: Head of Event Operations – Eventmanagement aus einer Hand mit Leidenschaft für die Sache des Kunden, Abschluss zur dipl. Hôtelière-Restauratrice HF an der Hotelfachschule Luzern
Ziel: Unvergessliche Momente erschaffen und Kunden begeistern
Mag an ihrer Arbeit: Das Ummögliche möglich machen – geht nicht, gibt’s nicht

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