Wie aus einer Idee ein unvergesslicher Event wird
Was fasziniert dich an der Eventplanung?
Etwas von der Idee bis zur Umsetzung wachsen zu sehen. Am Anfang steht immer eine Idee und am Ende ein gelungener Event. Der Weg dazwischen ist jedes Mal eine Reise, die viel Disziplin und Leidenschaft erfordert. Es ist ein bisschen wie nach einer strengen Wanderung auf dem Gipfel zu stehen und den Ausblick geniessen zu können – einfach einzigartig.
Was gilt es bei der Planung eines Events als Erstes zu beachten?
Zuerst sollte geklärt werden, was mit dem Event erreicht werden soll. Wer gehört zu den Gästen? Wie gross soll der Raum für den Event entsprechend sein? Braucht es vielleicht sogar mehrere Räume? Egal, für welche Art von Event, ich würde auf jeden Fall empfehlen, die Location frühzeitig zu besichtigen. Das ermöglicht einen guten Einblick und zeigt, ob die Räumlichkeiten für den Anlass wirklich in Frage kommen.
Wie organisiert man die erforderliche Technik für einen Event?
Bei der Technik sind organisatorisch selten Grenzen gesetzt. Grundsätzlich ist alles möglich – egal, ob an einem Kongress, bei einem Workshop oder an einer Hochzeit. Meist ist die Auswahl der Technik eine Frage des Budgets. Bei dieser Entscheidung würde ich auf jeden Fall immer auf die Unterstützung von Expertinnen und Experten setzen. Vieles ist für Laien vielleicht nicht greifbar, für die Profis aber eine leichte Übung. Und bevor Pläne als zu unrealistisch begraben werden, lohnt es sich, mit professioneller Hilfe nach Alternativen zu suchen. Zudem denken die Profis auch an Dinge, die sonst vielleicht vergessen gingen.
Lohnt sich professionelle Unterstützung auch in Sachen Dekoration?
Das kommt ganz darauf an, wie umfangreich die Dekoration sein soll. Viele Menschen tendieren dazu, viel zu viel Dekoration vorzusehen, oder sie kombinieren Elemente, die dann nicht stimmig sind. In dieser Hinsicht bin ich immer wieder vom Fachpersonal fasziniert, welches ein Auge dafür hat und unter Einhaltung eines Budgets einen Raum optimal und vor allem passend zum Anlass herrichten kann.
«Ein gelungener Event ist wie nach einer strengen Wanderung auf dem Gipfel zu stehen und den Ausblick geniessen zu können – einfach einzigartig.»
Was sind deine Tipps, wenn es um die Verpflegung geht?
Die Gastronomie an einem Event ist für die meisten Gäste das Thema Nummer eins. Für die Planung lohnt es sich, den Ablauf des Events genau unter die Lupe zu nehmen. Gibt es Momente, in denen das Programm dafür unterbrochen werden kann? Sollten nur Getränke angeboten werden oder auch kleine Häppchen? Würde sich ein Buffet empfehlen oder ist ein Flying Apéro zielführender? Auch hier kommt vorzugsweise von Anfang an Fachpersonal zum Einsatz. Dieses kann am besten auf Allergien und besondere Wünsche eingehen und auch abschätzen, wie viel Essen es für die Anzahl der Gäste braucht. Testessen kommen selten vor, sind aber durchaus eine gute Option, um vor dem Anlass die gewünschte Qualität und Auswahl zu überprüfen.
Wenn du jemandem nur einen Tipp geben könntest, um einen Event zu organisieren, welcher wäre es?
Sich professionelle Unterstützung zu holen. Es gibt gute Gründe dafür, dass es für die Organisation von Events ausgebildetes Fachpersonal gibt. Ich würde beispielsweise empfehlen, eine Location auszusuchen, die unterschiedliche Expertinnen und Experten unter einem Dach verbindet. Bei uns im Kongresshaus Zürich haben wir damit bisher immer sehr gute Erfahrungen gemacht.
Was hast du aus deiner bisherigen Karriere als Kongress- & Eventmanagerin gelernt?
Das Ganze im Auge zu behalten und sich nicht in Details zu verlieren. Am Ende kommt es immer ein bisschen anders, als man denkt. Und das ist auch in Ordnung. Meist entstehen daraus die besten Geschichten. Und vor allem der stärkste Zusammenhalt – sowohl im Team hinter den Kulissen als auch bei den Gästen.
