«Wir beraten den Kunden zur bestmöglichen Lösung»

Erst wenn der Vertrag unterzeichnet ist und der Event gedanklich bereits über die Bühne gehen kann – Gläser klirren und Menschen applaudieren –, dann können sich Merle tom Dieck, Yasmin Engesser und Philip Garrod kurz zurücklehnen. Aber nur, bis sie via E-Mail, Telefon oder Buchungstool erneut kontaktiert werden mit einem sogenannten «RFP». Dieser Request For Proposal stellt meist den Erstkontakt zwischen einem zukünftigen Kunden und dem Kongresshaus Zürich dar.

Vom Klick zum Vertragsabschluss

Wer einen Event im Kongresshaus Zürich plant und auf dessen Website auf Online-Anfrage klickt, der bringt eine regelrechte Lawine ins Rollen. Zunächst landet er als Task auf dem Pult des dreiköpfigen Consulting- und Marketingteams. «In einem ersten Schritt prüfen wir, worum es geht, den Termin und die ungefähre Grösse des Events», erklärt Merle tom Dieck. Innerhalb von 24 Stunden trifft das Team erste Abklärungen und kontaktiert den Kunden zur persönlichen Beratung. «Ob der Kunde einen Apero für 20 Personen oder ein Bankett mit 2000 Leuten wünscht, ist ja schon was anderes. Und dazwischen gibt es vielfältige eventtechnische wie auch gastronomische Optionen.» Diese wollen sie den Interessenten aufzeigen und gemeinsam die passende Lösung finden. Erst, wenn der Kunde rundum glücklich ist mit dem aufgegleisten Event und der Leistungsvertrag unterzeichnet ist, dann übergeben die drei das Dossier den Congress- und Eventmanagern im Kongresshaus Zürich.

Innovative Start-up-Umgebung

In der momentanen Aufbauphase bis zur Neueröffnung spielen sich viele dieser Prozesse allerdings zum ersten Mal ab. «Das ist unheimlich spannend», findet Philip Garrod. «Wir arbeiten zwar in einer historisch wohlverdienten Institution, aber im Kontext eines Start-up-Unternehmens.» Unterschiedlichste Anfragen erreichen das Kongresshaus Zürich; gemeinsam ist den Anlässen nur, dass sie in den neu renovierten und technisch bestens ausgerüsteten Räumlichkeiten zum ersten Mal über die Bühne gehen werden. Jeder dieser Anlässe erfordert eine andere technische Infrastruktur und Kulinarik.

Optimale Rahmenbedingungen schaffen

Diese Hinführung zur perfekten räumlichen, technischen sowie gastronomischen Gestaltung ist das oberste Ziel des Consultingteams. Die drei Fachpersonen haben damit schon weit vor der Eröffnung des Kongresshauses alle Hände voll tun. Momentan finden viele Baustellenführungen statt, damit die Kunden sich ein Bild machen können. «Noch ist vieles im Entstehen und gewisse Informationen sind erst zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar», sagt Yasmin Engesser. Man hört, dass sie diesen Satz nicht zum ersten Mal ausspricht. Dass Kundinnen und Kunden im Prozess frühzeitig abgeholt, zeitnah über Entwicklungen informiert und individuell beraten werden, ist selbstverständlich. Schon bald sammelt das Team dann erste Erfahrungswerte und kann seine Prozesse im laufenden Betrieb weiterentwickeln. «Dann können wir mit den Kunden durch das fertige Haus laufen und nicht mehr nur die Baustelle zeigen», freuen sich Merle tom Dieck, Yasmin Engesser und Philip Garrod – und blühen dennoch auf in der momentanen Voreröffnungsphase. Denn kein Tag gleicht dem anderen.