Mehr digital für mehr Kundennähe

– Digitalisierung ist der Begriff der Stunde – nicht ohne Grund. Das Kongresshaus Zürich verfolgt mit seiner Digitalisierungsstrategie vor allem ein Ziel: dass die Mitarbeitenden mehr Zeit für die Gäste haben.

Von Hochzeiten über Konzerte bis hin zu mehrtätigen Grossevents – und alles dazwischen: Um diese Palette an Veranstaltungsformaten abwickeln zu können ist eine ausgeklügelte Organisation vonnöten. «Von Hand» geht das schon lange nicht mehr. Und die Ansprüche steigen weiter: schnellere Antwortzeiten, mehr Flexibilität, mehr Service und mehr personalisierte Kundenbetreuung. Da braucht es digitale Unterstützung, «denn wir wollen unsere Zeit für unsere Gäste einsetzen», sagt Maria Hess, zuständig für Administration und Digitalisierung.

Nicht übertreiben

Das heisst grob: Alle prozessorientierten Schritte sollen an Systeme ausgelagert werden. Da kommen einige zusammen – vom Buchungssystem über Finanztools bis zu Küchenrezepturen- und Facility-Management-Systemen. «Es gibt für alles Systeme. Man darf sich darin nicht verlieren – denn sonst wird es unübersichtlich. Man muss sich auch überlegen, ob man Systeme einsetzen möchte, die möglichst viel abdecken können, oder aber nur einen Bereich und diesen besonders tiefgehend».

«Wir wollen unsere Zeit für unsere Gäste einsetzen.»

Maria Hess, Digitalisation & Administration Manager

Zusammenspiel von Mensch und Maschine

Bei der Auswahl wurde ausserdem abgeschätzt, wie einfach die Bedienung ist und ob einige Mitarbeitende eventuell schon mit einzelnen Systemen vertraut sind. Oder wie einfach sie sich damit vertraut machen können. «Die einfache Bedienung ist wichtig, denn wir werden sowohl die komplette Systemlandschaft als auch das Team neu aufstellen», sagt Maria Hess. «Der Vorteil davon ist, dass wir alles aufeinander abstimmen können und die Abläufe genau so aufsetzen dürfen, wie wir es im Betrieb auch wirklich brauchen». Doch damit ist es nicht getan, denn die Bedürfnisse und auch die Systeme werden sich über die Zeit verändern – neue Funktionalitäten, andere Handhabung, Erweiterungen… Hier gilt es, sowohl die Prozesse also auch die Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand zu halten und zu begleiten. «Zumindest wenn man das ernst nimmt», sagt Maria Hess, «und das tun wir».

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